سلب مسئولیت مدیر ساختمان

مدیر ساختمان به عنوان مسئول اداره امور یک مجتمع مسکونی، با چالش‌ها و مشکلات متعددی روبروست. از جمله مهم‌ترین این چالش‌ها، موضوع مسئولیت‌های قانونی وی در قبال ساکنان، مالکان واحدها و سایر ذی‌نفعان است. طی سال‌های اخیر، میزان دعاوی حقوقی علیه مدیران ساختمان به دلیل کوتاهی‌ها و قصورات احتمالی، رشد قابل توجهی داشته است. بر این اساس، شناخت راهکارهای سلب مسئولیت برای مدیران، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در این مقاله، مهم‌ترین مسئولیت‌های مدیران ساختمان و روش‌های سلب آن مورد بررسی قرار می‌گیرد.

نحوه سلب مسئولیت مدیر ساختمان

مسئولیت‌های قانونی مدیر ساختمان مدیر ساختمان مکلف است وظایفی همچون نگهداری از اموال مشاع، حفظ نظم و امنیت مجموعه، پرداخت هزینه‌های جاری و غیره را انجام دهد. در صورتی که وی در انجام این وظایف مرتکب قصور یا تخلف شود، ممکن است با اتهاماتی همچون تصرف عدوانی، تفریط و استنکاف، کلاهبرداری و غیره مواجه گردد. بر اساس ماده ۵۸ قانون آیین دادرسی مدنی، افرادی که از این اقدامات متضرر می‌شوند، می‌توانند علیه مدیر ساختمان شکایت کنند.

الزامات سلب مسئولیت مدیر ساختمان مدیر ساختمان می‌تواند با اتخاذ تدابیری، از بروز مسئولیت‌های احتمالی یا الزام به جبران خسارت‌های وارده، جلوگیری کند. از جمله این الزامات می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

تنظیم صورتجلسه مجمع:

مدیر باید در کلیه مجامع، صورتجلسه‌ای تهیه و به امضای حاضران برساند. بدین ترتیب، مسئولیت تصمیم‌گیری‌ها بر عهده مالکان خواهد بود.

صورتجلسه مجمع به عنوان مهمترین سند ثبت و ارائه مشروح مذاکرات و تصمیمات اتخاذ شده در جلسات مجمع عمومی ساکنین هر مجتمع مسکونی به شمار می‌رود. مدیر ساختمان موظف است پس از برگزاری هر جلسه مجمع، نسبت به تنظیم صورتجلسه‌ای حاوی تاریخ برگزاری، دستور جلسه، خلاصه مذاکرات، مصوبات و موارد مورد تأیید اکثریت ساکنین، فهرست و امضای حاضران در جلسه و هر نکته مهم دیگری که در جریان برگزاری جلسه مطرح می‌شود، اقدام کند.

ثبت و ضبط دقیق مشروح مذاکرات و تصمیم‌گیری‌های انجام شده در صورتجلسه‌های مجامع و در دسترس قرار دادن آن برای ساکنین باعث می‌شود در صورت بروز هر گونه اختلاف نظر و یا اعتراض به تصمیمات اتخاذ شده، بتوان به سادگی و با مستندات کافی به رفع ابهام و حل و فصل موضوع پرداخت. همچنین در دعوی های حقوقی احتمالی علیه مدیر، وجود صورتجلسات می‌تواند مدیر را در برابر اتهامات وارده محافظت کرده و زمینه سلب مسئولیت وی را فراهم آورد.

بنابراین تنظیم صحیح و دقیق صورتجلسات مجامع توسط مدیر ساختمان از جمله الزاماتی است که موجب سلب مسئولیت وی در قبال پیامدها و آثار تصمیم گیری‌های انجام شده توسط مالکین می‌شود و مسئولیت را متوجه خود آنان می‌کند.

اخذ رضایت‌نامه از مجمع:

هرگونه عملی که مدیر انجام می‌دهد و مستلزم هزینه کرد است، باید با تصویب مجمع باشد. این امر با اخذ رضایت‌نامه از اکثریت مالکان امکان‌پذیر است.

هر گونه هزینه‌ای که قرار است از محل صندوق ساختمان پرداخت شود، باید قبلاً در مجمع مطرح و به تصویب اکثریت مالکان برسد. به عبارت دیگر، مدیر ساختمان حق انجام هیچ گونه پرداختی را بدون موافقت صریح مجمع ندارد. در این راستا، مدیر موظف است قبل از انجام هر عملیاتی که مستلزم هزینه است، رضایت‌نامه‌ای مکتوب و با امضای اکثریت مالکان را اخذ نماید تا مسئولیت آن عمل متوجه خودش نباشد.

رضایت‌نامه به این مفهوم است که مالکان با انجام آن عملیات یا پروژه توسط مدیر و هزینه شدن پولی از حساب ساختمان موافقت دارند و مدیر را از این بابت مسئول نمی‌دانند. رضایت‌نامه باید حاوی موضوع(شرح عملیات)، مبلغ تقریبی هزینه، اسامی و امضای مالکان موافق باشد تا در دعوی های احتمالی بعدی قابل استناد باشد. به این ترتیب مدیر می تواند مسئولیت خود را در قبال انجام امورات مالی ساختمان تا حد زیادی سلب نماید.

ثبت روزنامه:

ثبت تمامی اتفاقات، رخدادها و تراکنش‌های مالی در روزنامه، مدیر را در مقابل ادعاهای احتمالی مصون می‌دارد.

یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان، ثبت دقیق و مستمر تمامی اتفاقات، رویدادها، مکاتبات، درخواست‌ها، شکایات، گزارش‌های بازرسی، قراردادها و تراکنش‌های مالی صورت گرفته در ساختمان در یک دفتر روزنامه است.

روزنامه مدیریت ساختمان به منزله صورت وضعیت روزانه عملکرد وی به شمار می آید که حاوی جزئیاتی در خصوص نحوه اداره امور، برخورد با مشکلات و مسائل پیش آمده و کلیه مباحث مالی از قبیل دریافت‌ها و پرداخت‌ها است. ثبت دقیق این موارد با ذکر تاریخ رویدادها، نام افراد دخیل و سایر جزئیات، مانع از بروز ابهامات و سوءتفاهم‌های بعدی خواهد بود.

وجود روزنامه‌ای حاوی جزئیات کامل از رخدادهای روزانه ساختمان، مدیر را در مقابل اظهارات و ادعاهای غیرواقعی اشخاص مختلف از جمله ساکنین، پیمانکاران یا کارکنان سابق در آینده مصون خواهد داشت. روزنامه یک مستند معتبر برای اثبات حسن انجام وظیفه مدیر در قبال امورات و رویدادهای مختلف است که می تواند به سلب مسئولیت وی در شرایط مورد پرسش قرار گرفتن یا طرح دعوی کمک شایانی نماید.

انعقاد قرارداد با پیمانکاران:

مدیر باید قراردادی مکتوب و مبتنی بر ضوابط قانونی با پیمانکاران منعقد کند تا در صورت بروز مشکل، مسئولیت اقدامات بر عهده آنان باشد.

یکی از مسائلی که همواره مدیران ساختمان‌ها را در معرض اتهام و مسئول شناخته شدن قرار می‌دهد، بحث انتخاب پیمانکار و نظارت بر کیفیت کار آنان است. از آنجا که معمولاً پروژه‌های عمرانی و ساختمانی در مجتمع‌های مسکونی توسط پیمانکاران خارج از ساختمان انجام می‌شود، لذا مدیر باید نهایت دقت را در انتخاب پیمانکار مناسب به عمل آورده و ضمناً با انعقاد قراردادی محکم و کامل، زمینه سلب مسئولیت خود را در آینده فراهم کند.

مدیر باید قبل از انتخاب هر پیمانکاری، سوابق و توانمندی‌های فنی و مالی وی را به دقت بررسی کرده و از طریق مراجعه به کارفرمایان قبلی، از کیفیت کار او اطمینان حاصل نماید. همچنین لازم است پیمانکار دارای شخصیت حقوقی معتبر، جواز کسب مرتبط و تأییدیه‌های لازم باشد.

پس از انتخاب پیمانکار، مدیر باید قراردادی کتبی و مبتنی بر ضوابط قانونی با وی منعقد کند. این قرارداد باید حاوی مواردی همچون موضوع قرارداد(توضیح دقیق پروژه)، مدت زمان اجرا و تحویل کار، کیفیت مصالح و ملزومات مورد نیاز، مراحل پرداخت و جدول پیشرفت فیزیکی، جریمه دیرکرد و نواقص احتمالی، گارانتی و ضمانت اجرای تعهدات و … باشد.

علاوه بر انعقاد قرارداد کتبی، مدیر باید با بازرسی‌های مستمر از پروژه، نظارت کامل بر نحوه پیشرفت کار و کیفیت خدمات پیمانکار داشته باشد تا در صورت بروز هر گونه اشکال یا ایراد در مراحل بعدی، مسئولیت آن متوجه پیمانکار باشد.

با رعایت نکات فوق در انتخاب و انعقاد قرارداد با پیمانکاران، مدیر می‌تواند زمینه لازم برای سلب مسئولیت خود در قبال نتایج و عواقب اجرای پروژه‌ها را فراهم کند.

موانع سلب مسئولیت مدیر ساختمان

علی‌رغم تدابیر فوق، گاهی مدیر نمی‌تواند مسئولیت خود را سلب کند. از جمله این موارد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

قصور یا تقصیر مدیر در انجام وظایف قانونی

مدیر ساختمان موظف است طبق وظایف قانونی خویش که در قرارداد استخدامی وی نیز قید شده، امورات مجتمع را اداره نماید. از جمله این وظایف می توان به حفظ امنیت و نظم ساختمان، نگهداری از فضای سبز و اماکن عمومی، جمع آوری صورتحساب های ماهانه و پرداخت به موقع آنها و … اشاره کرد. در صورتی که مدیر در انجام این وظایف خود مرتکب قصور یا تقصیر شود، می تواند مسئول شناخته شده و ملزم به جبران خسارات احتمالی گردد.

تخطی مدیر از حدود اختیارات خود

طبق قانون، مدیر ساختمان دارای حدود اختیارات مشخصی است که فراتر رفتن از آن ممنوع می باشد. به عنوان مثال، مدیر نمی تواند بدون مجوز مالکین، نسبت به فروش دارایی های مشاع اقدام نماید و یا تغییرات ساختمانی در اماکن مشترک ایجاد کند. هرگونه تخطی از این اختیارات، می تواند منجربه محکومیت مدیر به پرداخت غرامت شود.

تصرف عدوانی مدیر در اموال مشاع یا صندوق

اموال مشاع مجتمع های مسکونی شامل پارکینگ، آسانسور، فضای سبز، دیوارها و … می باشد. مدیر ساختمان حق هیچ گونه دخل و تصرفی در این اموال بدون اجازه مالکان ندارد. همچنین وی حق برداشت وجوه نقد از صندوق ساختمان جز با مجوز مجمع عمومی را ندارد. در صورت تصرف غیرقانونی مدیر، وی مرتکب جرم شناخته شده و ممکن است به مجازات هایی چون جزای نقدی و حبس محکوم گردد.

ارتکاب جرایمی همچون کلاهبرداری، اختلاس، خیانت در امانت و غیره

مدیر ساختمان به عنوان یک امین، موظف به حفظ و نگهداری از اموال و دارایی های مجتمع است. از این رو، هرگونه اقدامی که منجر به تضییع حقوق مالکان شود، از نظر قانون ممنوع و غیرقابل چشم پوشی است. جرایمی مانند کلاهبرداری، اختلاس، خیانت در امانت و … در صورت اثبات، مدیر را در معرض مجازات های سنگینی قرار می دهد.

در این صورت، مدیر طبق قوانین و مقررات مربوطه قابل پیگرد قانونی خواهد بود.

نتیجه‌گیری سلب مسئولیت یکی از مباحثی است که همواره مدیران ساختمان را به خود مشغول می‌دارد. اتخاذ تمهیداتی چون تنظیم صورتجلسات مجامع، ثبت روزنامه، انعقاد قراردادهای مکتوب و غیره می‌تواند مدیران را تا حد زیادی از آثار و تبعات قانونی احتمالی مبرا سازد. البته همواره امکان طرح شکایات علیه مدیر به خاطر ارتکاب اعمالی چون تصرف عدوانی، تقصیر یا قصور وجود دارد که سلب مسئولیت در این موارد ممکن نیست. به همین دلیل ضروری است مدیران در کنار اتخاذ تدابیر لازم، حسن نیت و دقت لازم را در انجام وظایف خود به کار ببندند.